Quản lý nhà hàng đơn giản - chặt chẽ bằng công nghệ 4.0

Thống kê cho thấy, mức tăng trưởng GDP năm 2019 của Việt Nam đạt 7,02% so với năm 2018 đồng nghĩa với nhu cầu về đời sống hằng ngày cũng theo đó mà tăng lên. Đã qua thời người dân Việt Nam “ăn no mặc ấm” nhường chỗ cho nhu cầu được “ăn ngon mặc đẹp”. Nhưng ăn ngon thôi vẫn chưa đủ, thực khách ngày nay còn yêu cầu được phục vụ chu đáo từ A - Z khi đến nhà hàng, quán ăn. Để làm hài lòng khách hàng, tăng doanh thu, các nhà hàng cần có quy trình quản lý hoàn thiện, chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn.

Đứng trước cơ hội tiềm năng cho ngành dịch vụ ăn uống, Nhà quản lý còn vấp phải nhiều khó khăn và rào cản cần vượt qua. Làm sao để hoàn thiện hệ thống, vươn lên và có địa vị vững chắc trong lòng người tiêu dùng Việt Nam?

Cơ hội lớn nhưng chỉ có một, còn khó khăn thì vô vàn vấn đề phải giải quyết

Thứ 1- Không nắm được doanh thu chính xác

Khách vẫn vô đều đều nhưng doanh thu không thấy đâu, nguồn thu chi lẫn lộn và nhầm lẫn với nhiều chi nhánh nhà hàng khác. Vấn đề có thể đến từ nhiều phía như:

- Phục vụ order thêm hoặc không nhập bill tại quầy thu ngân để lấy tiền tip của khách hoặc bỏ túi riêng

- Lượng tiền mỗi ca không khớp với doanh thu cuối ngày do nhân viên thu ngân bàn giao ca không cẩn thận

- Kiểm đếm được nhiều doanh thu bán được trong ngày nhưng không biết được lãi, chi phí phát sinh trong ngày là bao nhiêu 

- Chỉ sử dụng phương pháp chốt sổ thủ công mà không có phần mềm tính toán chuyên nghiệp

Để giải quyết vấn đề bất cập này, nhiều nhà hàng quán ăn lựa chọn chi tiền thuê kế toán chỉ để để giải quyết 1 vấn đề doanh thu - dòng tiền. Đồng nghĩa với việc, vấn đề chưa giải quyết xong mà khoản chi ngày một nhiều hơn, doanh thu chưa kiểm soát được mà chi phí đã cộng dồn chi phí

Thứ 2 - Không quản lý được cửa hàng khi vắng mặt

Không phải lúc nào chủ nhà hàng, cafe cũng ở cửa hàng để quán xuyến công việc kinh doanh của mình. Một thực trạng rất đáng buồn trong ngành F&B đã và đang diễn ra đó chính là việc nhân viên thường lợi dụng lúc người quản lý không có mặt để bỏ tiền vào túi riêng, không kiểm soát được nhân viên tại quán. Một hệ thống quản lý chặt chẽ sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này thông qua hệ thống báo cáo bán hàng từ xa. Mọi hoạt động, thao tác bán hàng, hủy món đều được phần mềm ghi nhận theo thời gian thực

Thứ 3 - Nhân viên gian lận, ăn bớt nguyên vật liệu

Rất nhiều quán ăn, nhà hàng, quán nhậu gặp tình trạng thất thoát nguyên vật liệu do nhân viên gian lận. Dù biết có trường hợp này xảy ra nhưng chủ quán không thể biết được ai đã lấy. Nguyên nhân chính là do chưa có hệ thống quản lý nguồn thực phẩm đầu vào (Xuất nhập kho) và thành phẩm (món ăn/ thức uống) chặt chẽ.

Thứ 4 - Quy trình bán hàng chưa tối ưu

Nhà hàng càng có danh tiếng thì lượng khách kéo đến sẽ ngày một đông hơn. Nhưng với quy trình quản lý còn nhiều sơ hở chưa tối ưu ở bộ máy thu ngân truyền thống sẽ phát sinh nhiều lỗi như: order chậm, thời gian chờ đợi lâu, món ăn bị nhầm lẫn,...dẫn đến trải nghiệm không tốt, khiến nhà hàng bị mất điểm trong mắt khách hàng.

Hướng giải quyết nào cho doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng quán ăn hiện nay?

Phần mềm POS ra đời nhằm khắc phục khó khăn đó giúp doanh nghiệp trong tất cả các ngành hàng đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng quán ăn trong thời đại 4.0 hiện nay.

PosApp - Phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp

1/ Đồng bộ Order giữa các bộ phận (Bếp - phục vụ - thu ngân) 

Khi sử dụng Phần mềm quản lý PosApp, dữ liệu sẽ được đồng bộ liên tục giữa các bộ phận trong cửa hàng, phù hợp với từng loại hình nhà hàng như:

Quán ăn, nhà hàng thanh toán sau: Khi khách đến, nhân viên order chỉ cần lại bàn và order trực tiếp thông qua điện thoại/ máy tính bảng/ máy POS cầm tay. Món được order sẽ chuyển cùng lúc đến thu ngân/ quầy bếp/ quầy nước với 3 loại bill khác nhau. Rút ngắn thời gian đợi món, tiết kiệm sức lực cho nhân viên và giảm thiểu sai sót trong khâu chế biến.

Hình thức quán thanh toán tại quầy: Khách order nhanh chóng tại quầy, sau khi chế biến xong món khách lại trực tiếp quầy order món, sẽ được phát thẻ chờ. Khi món được hoàn thành, thẻ chờ sẽ rung báo hiệu cho khách lại quầy lấy món. Tiết kiệm thời gian cho nhân viên tìm khách đưa món và tránh được tình trạng khách lấy nhầm món.

2/ Sử dụng công nghệ Cloud - Báo cáo bán hàng theo thời gian thực

Phần mềm quản lý nhà hàng PosApp sử dụng công nghệ Cloud - lưu trữ dữ liệu điện toán đám mây. Dữ liệu được đồng bộ liên tục đến điện thoại người quản lý bao gồm doanh thu, phiếu thanh toán, hóa đơn hủy... Bạn có thể an tâm đi công tác, du lịch xa nhiều ngày mà vẫn có thể theo dõi tình hình kinh doanh của quán

Bộ máy bán hàng sử dụng phần mềm PosApp

3/ Báo cáo kho hàng chặt chẽ, hỗ trợ định lượng nguyên vật liệu

Khi sử dụng phần mềm quản lý tại PosApp, các món ăn định lượng theo công thức sẽ được đưa vào hệ thống. Khi món được order, hệ thống sẽ tự động trừ ra lượng nguyên liệu tương ứng. Cuối ngày bạn có thể kiểm kho để đối chiếu dữ liệu thực tế và trên phần mềm. Từ đó nhận biết được kịp thời thất thoát từ ngày nào, của khâu nào mà có phương án xử lý kịp thời. Hạn chế gian lận, ăn chặn từ phục vụ, đầu bếp hay nhân viên thu ngân.

4/ Ghi nhận toàn bộ Order, thao tác của nhân viên đến điện thoại quản lý

Toàn bộ order được ghi nhận trên hệ thống, dễ dàng đối chứng với số lượng món ăn được làm ra và doanh thu cuối ngày/ cuối tuần. Các dữ liệu sẽ được thông báo đến điện thoại quản lý theo thời gian thực. Tất cả các thông tin như khách order món, nhân viên hủy món, tách bàn hay in bill thanh toán cho khách đều được quản lý chặt chẽ.

Khi giao ca, phần mềm PosApp sẽ xuất biên bản giao ca cho cả hai nhân viên xác nhận. Việc xác nhận mỗi ca sẽ tránh việc chênh lệch tiền không đối chiếu được ở hệ thống thu ngân cũ.

Phần mềm PosApp còn giúp Nhà quản lý tính toán tiền cuối ngày bao gồm tiền nhập máy (tiền thối), tiền thu được và chi phí. Bên cạnh đó, phần mềm PosApp còn chia nguồn tiền giúp Nhà quản lý kiểm soát doanh thu một cách chính xác:

- Doanh thu chia theo hình thức: Ăn tại bàn/ Mua mang về/ Mua qua ứng dụng gọi món

- Doanh thu chi theo nguồn tiền: Tiền mặt/  Ví điện tử/ Thẻ tín dụng/ Tiền từ bên ứng dụng gọi món

Tóm lại, Phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp tại PosApp.vn giúp tối ưu hóa quy trình, rút ngắn thời gian quản lý, tinh giản nhân viên. Tạo điều kiện thuận lợi cho các chiến lược xây dựng chương trình khách hàng trung thành, quản lý chiết khấu hàng bán, khuyến mãi giúp lôi kéo khách đến quán và gia tăng giá trị vòng đời của khách hàng. Từ đó, tăng doanh thu, tối thiểu hóa chi phí và tạo nguồn lợi nhuận cao hơn.

Bạn có thể xem thông tin chi tiết về PosApp tại:  https://posapp.vn/