10 lỗi cần tránh khi dùng email để tăng hiệu quả công việc

Dưới đây là 10 lỗi phổ biến cần tránh khi dùng email nhằm giúp bạn đạt hiệu quả cao nhất trong công việc, hãy cùng tham khảo nhé.

Mặc dù việc sử dụng thư điện tử rất đơn giản và phổ biến trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, email công việc sẽ hoàn toàn khác với những bức thư có mục đích cá nhân. Bạn cần chút kinh nghiệm để tránh phạm các lỗi ngớ ngẩn, thể hiện tính chuyên nghiệp và cải thiện hiệu quả giao tiếp.

Cập nhật thông tin việc làm nhanh nhất tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ha-noi/HN

Không suy nghĩ trước khi viết

Trưởng phòng Nhân sự CareerLink chia sẻ, đừng tùy tiện viết email, đặc biệt là những email có tính chất tương đối quan trọng, nếu bạn chưa suy nghĩ cẩn thận về nội dung, cách trình bày phù hợp. Bởi có thể bạn sẽ không diễn đạt đúng ý mình, trình bày thiếu mạch lạc, hậu quả là bị hiểu sai hoặc gây “mất cảm tình” với người nhận. Thực chất email không thể thay thế hoàn toàn các kiểu trao đổi khác, nên nếu việc cấp bách thì bạn hãy trực tiếp trao đổi, hoặc gọi điện thoại ngay cho đối phương.

Tiêu đề “mơ hồ”

Không gì tệ hại bằng một email với tiêu đề mơ hồ. Điều này không những khiến cho người nhận cảm thấy khó hiểu, mà họ thậm chí còn nhanh chóng xóa vì nghĩ đó là “thư rác” hoặc virus. Do đó, bạn cần viết tiêu đề một cách rõ ràng, ngắn gọn trước khi gửi. Ví dụ kiểu email xin việc thì tiêu đề nên thế này: [ Vị trí ứng tuyển ] - [ Họ và tên ] - [ Số điện thoại ] – thông tin khác theo yêu cầu.

Thiếu lời chào mở đầu, xưng hô khiếm nhã

Cho dù thân quen cách mấy bạn cũng nên có những câu mang tính chất “thưa gửi” ngay dòng chữ đầu tiên trong email công việc. Ví dụ trường hợp thư xin ứng tuyển, lời chào có thể là: “Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty ABC”... Ngoài ra, bạn phải xưng hô đúng mực với đối tượng nhận email, để tránh trường hợp bị họ nhận xét là thiếu tôn trọng.

Dùng chung địa chỉ email cho nhiều mục đích

Một số doanh nghiệp nhỏ không cấp địa chỉ thư điện tử riêng, nên nhân viên có thể thoải mái chọn tài khoản sử dụng. Điều này đôi lúc gây nên tình trạng lộn xộn bởi nhiều email từ những địa chỉ khác nhau gửi đến, chưa kể cả các thư rác, email quảng cáo... Thậm chí, bạn có thể bỏ sót một số email quan trọng. Vì thế, tốt nhất hãy tạo ra địa chỉ email riêng biệt cho từng loại công việc hoặc công ty khác nhau trong trường hợp bạn làm việc nhiều nơi. Và đừng quên chọn một tên địa chỉ dễ nhớ, tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

Sử dụng biểu tượng bừa bãi

Thực tế, sử dụng các biểu tượng không phải là điều cấm kỵ, mà đôi lúc nó còn giúp giải tỏa căng thẳng, tạo sự thân thiện. Nhưng bạn cần chọn lọc để có thể sử dụng hợp lý và chừng mực. Sẽ thật không hay nếu bạn gửi một email nghiêm túc cho cấp trên, nhưng lại “vô tình” chèn vào icon cười toe toét.  

Không rà lỗi chính tả, dùng nhiều từ viết tắt

Lỗi chính tả là vấn đề khá phổ biến, không ít người mắc phải nhưng không vì thế mà bạn có thể coi nhẹ. Một bức thư nhiều lỗi chính tả chắc hẳn sẽ bị đánh giá thấp về tính chuyên nghiệp, sự nghiêm túc và thậm chí là trình độ của người gửi. Vì vậy hãy rà soát kĩ lỗi chính tả trước khi nhấn nút gửi.

Một điều cần lưu ý khác là không nên viết tắt bừa bãi, bắt người đọc phải đoán nghĩa mất thời gian. Chỉ nên sử dụng các từ viết tắt thông dụng như BĐS (bất động sản), DN (doanh nghiệp), và tốt nhất nên có chú thích đi kèm.

Viết email như tiểu thuyết

Email công việc cần nội dung rõ ràng, mạch lạc. Do đó, bạn hãy hạn chế kiểu viết dài dòng “sến súa”; sử dụng các câu đơn ngắn gọn, đầy đủ chủ ngữ - vị ngữ, tách ra thành các đoạn văn nhỏ. Thêm nữa, bạn cũng nên có một cấu trúc nhất định (câu chào – thân bài – lời kết) để tránh “lạc” thông điệp.

Đính kèm tệp tin “không thể đọc”, kích thước quá lớn

Email có chức năng đính kèm tệp tin, nhưng bạn cần xem xét kĩ trước khi gửi. Bởi các hệ điều hành, phiên bản phần mềm khác nhau sẽ cản trở sự truy cập. Ví dụ Word 2003 thì không thể đọc file kiểu mới của Word 2010. Do đó, bạn hãy định dạng “phòng hờ” ở nhiều kiểu tệp khác nhau, hoặc hỏi trước người nhận. Thêm nữa, bạn chỉ nên đính kèm các tệp tin “nhỏ gọn” như văn bản, hình ảnh đơn giản, và sử dụng Google Drive với các trường hợp kích thước lớn.

Chữ ký sai thông tin

Chữ ký trong thư điện tử giúp người nhận nắm bắt những thông tin cơ bản về người gửi trong lần đầu giao tiếp. Vì thế sai nội dung sẽ khiến việc trao đổi bị hạn chế, tốn thời gian, và bị đánh giá không tốt về tính chuyên nghiệp. Hãy xem xét kĩ các thông tin như số điện thoại, chức vụ, họ tên, và tránh ghi lan man quá nhiều.

Quên nút CC hay BCC

Đây thật ra không phải là lỗi, mà đúng hơn là sự kém hiểu biết. Bởi bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm thời gian lặp lại chuỗi thao tác “copy-paste” bằng việc sử dụng chức năng “CC” trong trường hợp cần chuyển email cho nhiều người. Lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng thêm chức năng “BCC” để tăng tính bảo mật nếu cần thiết.