Cách sử dụng kỹ thuật 5S để tạo không gian làm việc hiệu quả hơn trong năm mới

Theo một số nghiên cứu, người dùng có thể sử dụng kỹ thuật 5S để tạo không gian làm việc hiệu quả hơn trong năm mới.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng một không gian làm việc gọn gàng có thể giúp giảm căng thẳng và tăng sự tập trung. Điều quan trọng là phải làm sạch môi trường để nơi bạn làm việc được thoải mái, yên tĩnh và vệ sinh. Hãy mượn phương pháp 5S để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất.

Không gian làm việc sạch sẽ sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Ảnh: Pexels

Kỹ thuật 5S là gì?

Kỹ thuật 5S, giống như phương pháp Kanban và Kaizen đến từ Nhật Bản, nơi các quy trình tổ chức được phát triển nội bộ và hữu ích đến mức được mở rộng ra bên ngoài.

Phương pháp này dựa vào 5 từ S, bao gồm seiri, seiton, seisō, seiketsu và shitsuke, dịch sang tiếng Anh có nghĩa là sort (sắp xếp), set in order (sắp xếp theo thứ tự), shine (tỏa sáng), standardize (chuẩn hóa) và sustain (duy trì).

Sắp xếp những thứ không dùng vào ngăn bàn, thùng giấy. Ảnh: Pexels

Kỹ thuật 5S hoạt động như thế nào?

Năm trụ cột của kỹ thuật 5S cung cấp một khuôn khổ cho việc tổ chức và làm sạch theo cách giảm thiểu chất thải và tăng năng suất. Thay vì nghĩ đến thứ tự năm bước như một thao tác chỉ cần thực hiện một lần, hãy coi chúng là một chu trình mà bạn luôn lặp lại. Khi bạn làm xong cái thứ năm, bạn quay lại cái đầu tiên.

- Sort (sắp xếp): Loại bỏ những thứ không cần thiết trong không gian làm việc. Nếu nó không cần thiết cho việc bạn đang làm, hãy cất nó vào ngăn kéo, thùng đựng đồ hoặc hộp đựng dưới bàn.

- Shine (tỏa sáng): Khi không gian làm việc đã được dọn dẹp và không còn những thứ không cần thiết, đã đến lúc bạn phải vệ sinh và khử trùng. Đầu tiên, bạn hãy làm sạch bề mặt của bàn làm việc, quét các mảnh vụn, bụi bẩn vào thùng rác…

- Set in order (sắp xếp theo thứ tự): Ở bước này, bạn hãy chỉ định danh mục cho các thùng chứa đồ khác nhau, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, tài liệu tham khảo, công cụ cho công việc cụ thể… Đảm bảo những thứ bạn thường xuyên sử dụng sẽ nằm ở vị trí thuận tiện nhất, như ngăn kéo dưới bàn, điều này sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả làm việc tối đa.

- Standardize (chuẩn hóa): Bước này hơi khác một chút so với ba bước đầu tiên, đó là sắp xếp và dọn dẹp. Tiêu chuẩn hóa là tạo ra một giao thức để giữ mọi thứ ngăn nắp và sạch sẽ, đồng thời tích hợp nó vào quy trình làm việc thực tế của bạn.

- Sustain (duy trì): Bước này chủ yếu là duy trì, cam kết tuân theo quy trình chuẩn hóa mà bạn đã đặt ở thứ tư, xử lý tất cả một cách thường xuyên và theo thứ tự. Bạn càng làm nhiều thì nó sẽ càng trở thành thói quen và không gian làm việc của bạn sẽ càng hiệu quả hơn.

Hãy nhớ rằng khi sắp xếp, mục tiêu của bạn không chỉ là tạo thêm không gian để làm việc mà còn giảm bớt các vật dụng gây mất tập trung và tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Biến thói quen dọn dẹp, sắp xếp theo kỹ thuật 5S thành một quy trình thường xuyên. Ảnh: Pexels