9 điều cần nhớ khi sử dụng email trong công việc

Ngày nay, việc giao tiếp thông qua email là cực kỳ quan trọng. Sử dụng email không đúng cách sẽ mang lại nhiều hậu quả tai hại hơn bạn tưởng.

Giám đốc điều hành của Google - Eric Schmidt - đã đưa ra những lời khuyên hết sức đáng giá về việc giao tiếp công việc: thông qua email, các buổi trò chuyện hay các cuộc họp. Theo ông, hiện có rất ít người đánh giá đúng tầm quan trọng của việc giao tiếp sao cho thực sự có hiệu quả.

Eric Schmidt - Giám đốc điều hành của Google. Ảnh: Internet

Schmidt đưa ra 9 bí quyết hữu ích sau đây để giúp bạn có được cái nhìn rõ ràng hơn về giao tiếp qua email trong môi trường làm việc hiện đại:

1. Hồi đáp nhanh chóng

Nếu ai đó giành thời gian để viết email cho bạn, bạn chắc chắn cũng phải giành thời gian trả lời họ. Ai cũng muốn mình được lưu tâm, sẽ là hết sức quang trọng nếu bạn biết giành cho họ sự tôn trọng nhất định.

Bạn sẽ chẳng bao giờ biết được lúc nào ai đó biến mất khỏi cuộc sống của bạn chỉ vì bạn không lưu tâm, thế nên hãy cư xử tối và giành thời gian hợp lý.

2. Viết email không phải là viết tiểu thuyết

Đừng quá dài dòng khi viết email. Hầu như ai cũng ghét phải đọc mail nhiều chữ và rối rắm. Hãy viết một cách rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.

3. Hãy luôn dọn sạch sẽ hộp thư đến

Đừng bao giờ giữ những email không quan trọng trong hộp thư quá lâu - điều này giống như giữ lại mọi bức thư bạn nhận được trên bàn làm việc vậy.

Quá nhiều email đập vào mắt sẽ khiến bạn luôn cảm thấy quá tải và có nguy cơ bỏ qua những thông tin thực sự quan trọng. Hãy dọn dẹp, sắp xếp lại hòm thư một cách khoa học ngay khi có thể.

4. Trả lời mail theo thứ tự hợp lý

Hãy đọc những email mới nhất và xử lý nó trước. Điều này tốt hơn nhiều so với làm ngược lại, tránh cho bạn việc bị rối rắm khi các email mới cũng nói về chủ đề cũ.

5. Gửi mail tới đầy đủ những người liên quan

Công việc sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có lưu trữ tất cả những gì cần thiết. Giả sử sếp bạn yêu cầu bạn làm việc với ai đó, bạn gửi email và họ không bao giờ trả lời bạn. Về sau khi bạn bị sếp "xử lý" vì vụ việc này, bạn sẽ rất hối tiếc vì đã không CC thêm sếp vào email đó. Hãy chuẩn bị tốt cho việc đưa ra mọi bằng chứng cần thiết về công việc của bạn.

6. Đừng lạm dụng BCC

Nếu bạn dùng chức năng BCC quá thường xuyên, người khác sẽ nghĩ rằng bạn đang cố gắng che dấu điều gì đó. Ai cũng không thích bị theo dõi, và tính năng BCC khiến họ có cảm giác như vậy.

Hãy thẳng thắn hết mức có thể khi sử dụng email.

7. Không dùng email để tranh cãi

Nếu bạn có vấn đề với ai đó, đừng nghĩ tới chuyện dùng email để cãi cọ. Điều này thực sự là hèn nhát: bạn không có gan đối diện trực tiếp với vấn đề? Đây cũng là dấu hiệu cho thấy bạn thiếu tôn trọng đối phương.

Trong công việc hay cuộc sống, việc bạn không đồng ý với người khác là hoàn toàn bình thường. Hãy đối diện và trò chuyện với họ một cách thẳng thắn và lịch sự, họ sẽ tôn trọng và lắng nghe bạn.

8. Theo dõi kỹ những email bạn đã gửi

Hãy dán nhãn và phân loại hợp lý các email bạn gửi đi. Kiểm tra xem bạn có được trả lời trong thời gian cho phép hay không. Đừng để lỡ công việc chỉ vì chờ đợi một email quá lâu, nhưng cũng hãy kiên nhẫn và cho người khác thời gian suy nghĩ.

9. Sử dụng từ khoá dễ tìm kiếm cho từng email

Hãy đưa vào những từ khoá đơn giản và chính xác vào tiêu đề của từng email. Điều này giúp bạn dễ tìm kiếm hơn về sau này khi khối lượng email tăng lên quá nhiều. Rồi bạn sẽ thấy công việc trở nên đơn giản hơn mỗi ngày nếu biết cách tổ chức và sắp xếp.