9 cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là yêu cầu cơ bản của nhà tuyển dụng đối với ứng viên. Sử dụng thời gian một cách hiệu quả giúp người lao động giảm đi sự căng thẳng và làm việc tốt hơn.

Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về việc sử dụng nó. Tuy nhiên có  rất nhiều người lao động vẫn chưa thể quản lý hiệu quản thời gian mà mình có được. Họ thường xuyên rơi vào tình trạng chạy đua với công việc và than phiền rằng mình có quá ít thời gian để thực hiện các kế hoạch.

Dưới đây là 10 cách bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian cho mình và gia tăng năng suất lao động:

1. Phân chia công việc

Tự mình giải quyết tất cả các nhiệm vụ chỉ khiến bạn rơi vào tình trạng kiệt sức. Phân chia công việc là phương pháp hữu hiệu giúp bạn không phải lâm vào tình trạng quá tải. Ở vị trí là nhà quản lý việc làm này không đồng nghĩa với sự trốn tránh trách nhiệm. Bạn có thể sử dụng các cách thức ủy quyền để bàn giao công việc cho cấp dưới. Thêm vào đó, sự giúp đỡ của đồng nghiệp sẽ góp phần đảm bảo cho kết quả hoạt động của tập thể được trở nên tốt hơn. 

Không phân chia công việc dẫn đến sự quá tải. Ảnh minh họa.

2. Lên lịch trình làm việc

Trước khi bắt đầu một ngày làm việc, bạn cần lập ra danh sách các nhiệm vụ cần làm và ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng, cấp thiết, cần giải quyết ngay.  Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên giúp bạn xác định đâu là nhiệm vụ phải được quyết sớm và tránh lãng phí thời gian, nguồn lực.

Hãy chắn chắn rằng những nhiệm vụ đã đề ra nằm trong khả năng giải quyết của bạn. Danh sách các công việc cần làm và lịch trình cụ thể góp phần giúp cho nâng cao khả năng cân bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.

3. Tránh trì hoãn

Sự trì hoãn là một trong những điều làm ảnh hưởng đến năng suất. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian và năng lượng cần thiết. Bạn cần ngăn chặn sự trì hoãn bằng mọi giá. Đây có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.

4. Tránh sự căng thẳng

Stress thường xảy ra khi bạn chấp nhận làm việc nhiều hơn so với khả năng của mình. Kết quả là cơ thể, tinh thần bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, năng suất làm việc giảm sút. Đừng để tình trạng này tiếp tục diễn ra. Hãy chia sẻ khó khăn trong công việc mà bạn đang gặp phải với đồng nghiệp. Dành thời gian cho thư giãn cho bản thân bằng cách nghỉ ngơi, trò chuyện với bạn bè hay đọc quyển sách ưa thích.

5. Thiết lập thời hạn

Bất kỳ một nhiệm vụ nào cũng đều có thời hạn để hoàn thành. Ngoài mốc thời hạn do cấp trên đưa ra, bản thân người lao động cần chọn cho mình một cột mốc khác sớm hơn so với yêu cầu. Cách làm này tạo cho bản thân cơ hội thử thách, thử sức trước áp lực công việc và thời gian. Khi đẵ vượt qua được thách thức, bạn nên dành cho mình một phần thưởng xứng đáng.

6. Tránh sự đa nhiệm

Hầu hết mọi người cho rằng làm nhiều việc trong cùng một lúc sẽ mang lại sự hiệu quả. Tuy nhiên, sự thật là bạn chỉ có thể có năng suất làm việc tốt nhất khi tập trung vào công việc. Sự đa nhiệm (làm nhiều việc cùng một lúc) sẽ cản trở năng suất lao động và làm giảm thiểu kĩ năng quản lý thời gian.

Làm nhiều việc cùng một lúc. Ảnh minh họa.

7. Bắt đầu làm việc sớm

Những người thành công đều có nhiều thói quen giống nhau. Họ bắt đầu một ngày mới từ rất sớm. Thức dậy sớm giúp bạn cảm thấy thoải mái, đầu óc trở nên sáng suốt. Vì thế, những kế hoạch, dự định trong cả một ngày được lập ra trong thời điểm đó sẽ được vận hành hiệu quả, khoa học và hợp lý hơn.

8. Thư giãn

Quá nhiều căng thẳng, áp lực khiến bạn mệt mỏi và ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Bất cứ khi nào cảm thấy quá tải, hãy dành khoảng 10 – 15 để nghỉ ngơi. Đứng dậy đi bộ, nghe một vài bản nhạc hoặc nhắm mắt nghỉ ngơi và nhiều cách làm khác giúp bạn lấy lại được năng lượng cho mình.

9. Học cách nói không

Lịch sự từ chối nhiệm vụ bổ sung nếu bạn nghĩ rằng bản thân đang quá tải với số lượng công việc hiện tại. Hãy nhìn vào danh sách những công việc cần hoàn thành trong ngày và hiểu thêm về tính cấp bách của nhiệm vụ mới để đưa ra quyết định hợp lý nhất.