8 sai lầm khi viết tiêu đề email

Dù là xin việc hay trao đổi kinh doanh thì tiêu đề email cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người đọc.

Subject (tiêu đề) cho người nhận biết email của bạn nói về cái gì trước khi họ đọc. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email theo từng loại. Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư.

Tiêu đề dài dòng, khó hiểu hay quá nhiều chữ là một trong những lý do khiến email của bạn “mất điểm” và có thể bị xóa. Dưới đây là 8 sai lầm phổ biến mà nhiều người thường mắc phải khi viết tiêu đề.

1. Không có tiêu đề

Một email không có tiêu đề là sai lầm lớn nhất mà nhiều người gặp phải. Amanda Augustin - chuyên gia nghề nghiệp tại website tuyển dụng và việc làm The Ladders nhấn mạnh rằng tiêu đề là phần quan trọng nhất của email. Đây là yếu tố quyết định việc một email có được mở và trả lời hay không. Không có tiêu đề có thể khiến email của bạn nhanh chóng bị xóa hoặc bị lãng quên. Tuy nhiên, đôi khi thiếu sót này cũng có thể làm một số người nhận cảm thấy tò mò và phải mở ra để tìm hiểu nội dung về nó.  

2. Viết quá nhiều

Theo quan điểm của Augustine, tiêu đề của email trên máy tính tối đa chỉ cần khoảng 60 ký tự và trong khoảng 25 đến 30 ký tự cho một email được đọc ở thiết bị di động. Dmitri Leonov - Phó chủ tịch của cơ quan quản lý email SaneBox chỉ ra rằng có đến hơn 50% số lượng email được đọc trên thiết bị di động. Vì thế, nếu bạn viết nhiều hơn 8 từ và không đặt những từ quan trọng nhất khi bắt đầu, bạn có thể khiến người đọc bỏ qua email của mình ngay lập tức.

Tiêu đề là yếu tố quan trọng trong email. Ảnh minh họa.

Những câu chào hỏi như “Rất vui được gặp bạn”, “Cảm ơn”, “Xin chào” không phải là gợi ý hay để đưa vào tiêu đề. Độ dài của một tiêu đề email có giới hạn vì thế bạn cần chọn lựa những từ ngữ “đắt giá” nhất để sử dụng.

3. Quá mơ hồ

Chủ đề mail cần thể hiện chính xác nội dụng trọng tâm của cuộc trao đổi giúp người nhận có thể phân biệt được mức độ ưu tiên của các email. Đừng để người đọc phải tốn thời gian để đoán về bức thư điện tử bạn gửi cho họ. Sử dụng từ ngữ đơn giản, cụ thể và hợp lý giúp bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm sau này.

4. Viết hoa tất cả các ký tự

Viết hoa tất cả các chữ cái trong tiêu đề mail không hề ghi chú ý cho một người nhận mà còn khiến họ cảm thấy lo lắng về email do bạn gửi, Leonov nhận định. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang hoặc dấu hai chấm và tránh các ký tự đặc biệt như dấu chấm than để diễn đạt.

5. Sử dụng câu hỏi

Một câu hỏi trong tiêu đề email không phải là gợi ý cho một email chuyên nghiệp. Điều này khiến người nhận cảm thấy khó chịu và tốn thời gian của họ. Hãy xem xét xem nội dung cuộc trò chuyện để có một tiêu đề email thể hiện được nội dung trọng tâm.

6. Sai tên

Sử dụng sao chép và dán trong giao tiếp bằng email là đều hết sức phổ biến. Tuy nhiên, việc gửi email có những nội dung tương tự cho nhiều đối tượng khác nhau khiến bạn mắc phải sai lầm về tên của người nhận trong tiêu đề. Cách tốt nhất để tránh tình trạng này diễn ra là bạn cần phải đọc kỹ tiêu đề của mình viết trên khi nhấn nút gửi đi.

7. Không thể hiện mức độ khẩn cấp

"Người nhận muốn biết liệu họ có thực sự cần phải đọc hay trả lời email này ngay bây giờ hay không," Augustine nói. Nếu bạn cần nhận được sự hồi âm sớm từ người nhận, bạn có thể sử dụng câu đề nghị và đưa ra thời hạn nhất định ngay trong tiêu đề email.

8. Không ghi rõ tên người giới thiệu

Gửi email xin việc ngày càng phổ biến trong quá trình tìm kiếm công việc hiện nay. Vai trò của người giới thiệu trở nên quan trọng đối với cơ hội làm việc của bạn. Nếu muốn gây được sự chú ý cho người nhận, bà Augustine khuyên rằng bạn nên bắt đầu tiêu đề email bằng tên họ đầy đủ của người giới thiệu.