Không quá khó để số hóa quản trị nội bộ

Số hóa hoạt động của doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản hơn nhờ các giải pháp quản trị di động cũng như những thay đổi nhỏ về thói quen làm việc của mỗi cá nhân, tổ chức.

Công nghệ số: Bài toán tưởng chừng phức tạp

Sự phát triển cũng như tầm ảnh hưởng hiện tại của công nghệ đã khiến hầu hết doanh nghiệp đều nhận ra rằng, để thực sự nắm bắt được xu hướng số hóa thì từ kinh doanh đến quy trình nội bộ đều cần được doanh nghiệp đưa lên “đám mây”. Tuy nhiên, trên thực tế, việc triển khai “công nghệ hóa nhân lực” dường như vẫn gặp khá nhiều vướng mắc. Những khó khăn này chủ yếu đến từ việc gián đoạn trong chuyển giao giữa quy trình làm việc mới với cách làm việc cũ.

Anh Đức T. - chủ một chuỗi cửa hàng thực phẩm sạch tại Hà Nội - cho biết: “Công ty tôi phát triển từ một cửa hàng rau truyền thống nên nhân viên đã quen với cách làm việc thủ công từ khâu quản lý bán hàng đến điều phối nhân sự. Trước đây, tôi đã từng mua các phần mềm quản lý khá đắt tiền nhưng đều bỏ hết vì nhân viên không đủ hiểu về công nghệ để có thể thao tác được.”

Hiện nay, những doanh nghiệp gặp vấn đề tương tự anh T. không hề hiếm gặp. Theo ghi nhận, doanh nghiệp Việt có độ tuổi trung bình khá trẻ (27,4 tuổi). Song, theo khảo sát của Ngân hàng thế giới, người lao động trẻ ở Việt nam vẫn thiếu hụt nghiêm trọng về kỹ năng công nghệ thông tin. Và đương nhiên, thế hệ nhân sự lớn tuổi thậm chí còn tỏ ra lúng túng hơn để có thể bắt kịp các ứng dụng và công nghệ thông tin.

Bài toán số hóa quy trình nội bộ trở nên đơn giản với các ứng dụng quản trị thông minh, chi phí thấp - Ảnh minh họa

Ngoài việc tập trung đào tạo, theo các chuyên gia tư vấn của cộng đồng doanh nhân MobiBiz.vn, mọi doanh nghiệp đều có thể khắc phục hạn chế này nếu sử dụng các giải pháp, ứng dụng số đơn giản, thông minh được phát triển sẵn bởi các nhà cung cấp dịch vụ. Đặc biệt, một ưu điểm khác là các ứng dụng này cho phép doanh nghiệp sử dụng không chỉ dễ dàng mà còn ngay lập tức với chi phí thấp. Một số giải pháp đơn giản có thể kể đến là những dịch vụ viễn thông được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp.

Ví dụ, OneContact (MobiFone) có chức năng thay thế tổng đài cố định và biến mỗi chiếc điện thoại di động cá nhân trở thành một “số máy lẻ” trong công ty. Thay vì nhân viên phải ngồi trực điện thoại hay tốn tiền để thuê các bên cung cấp nhân sự tổng đài, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi đối tác, khách hàng… đều dễ dàng liên lạc với từng cá nhân nhân sự mọi lúc mọi nơi.

Đã đến lúc phá bỏ thói quen truyền thống

Tuy nhiên, ứng dụng đơn giản cần đi kèm thói quen quản trị công việc bằng công nghệ mới giúp tối ưu hoá quá trình số hóa của doanh nghiệp. Trên thực tế, dù không kém hiểu biết về công nghệ, nhiều nhân viên vẫn “quên” sử dụng các giải pháp này. “Quả thật là đôi khi tôi thấy email, điện thoại hay sổ tay ghi chép vẫn thân thuộc hơn...” -  Thuỳ Linh (29 tuổi, nhân viên marketing, Tp.HCM) chia sẻ. Đối với các công ty kinh doanh dịch vụ vận chuyển, phân phối, điều này còn gây rắc rối lớn hơn khi việc quản trị bằng ứng dụng không hiệu quả, họ vẫn phải quản trị thủ công song song, khiến quy trình trở nên thực sự phức tạp.

Chị Phạm M., chủ một công ty cung cấp đồ gia dụng online chia sẻ: “Tôi dùng ứng dụng mSale để quản lý hàng hóa từ nửa năm nay. Dịch vụ này rất dễ dùng, chỉ cần vài thao tác cơ bản trên điện thoại nhưng nhiều nhân viên vẫn không cập nhật quy trình hàng ngày chỉ vì ‘quên’. Từ khi áp dụng hình thức phạt khi quên cập nhật trên hệ thống, tình hình mới được cải thiện.”

Ngoài ra, theo tư vấn của các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc về không gian làm việc để thúc đẩy quá trình số hóa nội bộ. Phòng làm việc cần có thiết kế mở và thuận tiện để nhân viên có thể trao đổi và giao tiếp dễ dàng. Đặc điểm của số hóa là tính di động nên việc chuyển đổi sang các thiết bị di động là tối cần thiết. Hơn nữa, các rào cản vật lý ngăn cản cũng nên được loại bỏ để khuyến khích việc giao tiếp và trao đổi ý kiến của mọi nhân viên.